Politique de confidentialité
Version 1.0 — Date d’entrée en vigueur : 11 mai 2026
Préambule
La société COPRO SUPPORT, dépositaire de la marque commerciale NOUILA (ci-après « COPRO SUPPORT » ou « nous »), accorde une importance fondamentale à la protection des données à caractère personnel des personnes qui interagissent avec ses services.
La présente Politique de confidentialité a pour objet de vous informer, de manière claire et transparente, sur les modalités selon lesquelles COPRO SUPPORT collecte, utilise, conserve et protège vos données à caractère personnel, ainsi que sur les droits dont vous disposez à cet égard.
Elle s’applique aux sites internet https://ordo.nouila.com et https://portail.nouila.com, ainsi qu’aux services et fonctionnalités associés (ci-après les « Services »).
COPRO SUPPORT s’engage à respecter le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD »), ainsi que la loi française « Informatique et libertés » modifiée du 6 janvier 1978.
Article 1 — Identité du responsable de traitement
Le responsable de traitement, au sens de l’article 4.7 du RGPD, est :
COPRO SUPPORT
Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000 euros
Siège social : 5 allée de l’Orangerie, 94480 Ablon-sur-Seine, France
Immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro 953 762 432
Numéro SIRET : 95376243200037
Numéro de TVA intracommunautaire : FR29953762432
Représentant légal : Madame Aminata SECK, Présidente.
Contact : contact@nouila.com — Téléphone : 01 89 70 36 43.
Article 2 — Portée de la présente Politique
2.1 — Distinction des qualités
COPRO SUPPORT peut intervenir, selon les traitements concernés, soit en qualité de responsable de traitement, soit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.
COPRO SUPPORT agit en qualité de responsable de traitement :
- Pour les données à caractère personnel des utilisateurs des Services (utilisateurs du portail client, prospects, candidats, contacts commerciaux, visiteurs des sites, etc.).
- Pour les données nécessaires à la gestion de ses propres activités (gestion des contrats, facturation, support, communication, comptabilité interne).
COPRO SUPPORT agit en qualité de sous-traitant :
- Pour les données à caractère personnel des copropriétaires, des fournisseurs et de tout tiers traitées pour le compte des cabinets de syndic clients, dans le cadre de prestations d’assistance comptable et administrative. Dans ce cas, le cabinet de syndic est le responsable de traitement, et les modalités du traitement sont régies par un Accord de Traitement de Données (DPA) conclu entre COPRO SUPPORT et le cabinet client.
2.2 — Périmètre de la présente Politique
La présente Politique décrit principalement les traitements pour lesquels COPRO SUPPORT agit en qualité de responsable de traitement. Pour les traitements effectués en qualité de sous-traitant, les personnes concernées sont invitées à se rapprocher du cabinet de syndic responsable de traitement, qui dispose de ses propres mentions d’information.
Article 3 — Données collectées, finalités et bases légales
COPRO SUPPORT collecte et traite les catégories de données suivantes pour les finalités et sur les bases légales décrites ci-après.
3.1 — Utilisateurs du portail client (CLIENT_ADMIN et CLIENT_USER)
| Catégorie de données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Identification (nom, prénom, fonction) | Permettre l’accès au portail, identifier les interlocuteurs des cabinets clients | Exécution du contrat conclu avec le cabinet client |
| Coordonnées professionnelles (email, téléphone) | Communiquer avec les utilisateurs dans le cadre des prestations | Exécution du contrat conclu avec le cabinet client |
| Identifiants de connexion (login, mot de passe haché) | Authentifier les utilisateurs et sécuriser les accès | Intérêt légitime (sécurité des Services) |
| Journaux de connexion (date, heure, adresse IP, user-agent) | Sécurité, détection d’incidents, traçabilité | Intérêt légitime (sécurité des Services) |
| Préférences utilisateur (fuseau horaire, paramètres d’affichage) | Personnalisation de l’expérience utilisateur | Exécution du contrat conclu avec le cabinet client |
| Contenus publiés (messages, demandes, pièces jointes) | Traitement des demandes et exécution des prestations | Exécution du contrat conclu avec le cabinet client |
3.2 — Visiteurs des sites publics
| Catégorie de données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Adresse IP, journaux de navigation (cookies techniques) | Fonctionnement technique des sites, sécurité | Intérêt légitime |
| Données saisies dans un formulaire de contact (nom, email, message) | Répondre aux demandes des visiteurs | Consentement / Mesures précontractuelles |
3.3 — Prospects et contacts commerciaux
| Catégorie de données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Identification professionnelle (nom, prénom, fonction, entreprise) | Démarches commerciales, prospection en B2B | Intérêt légitime (prospection B2B) |
| Coordonnées professionnelles (email, téléphone) | Prise de contact, envoi de propositions commerciales | Intérêt légitime (prospection B2B) |
| Historique des échanges | Suivi de la relation commerciale | Intérêt légitime |
3.4 — Données traitées en qualité de sous-traitant (rappel)
Dans le cadre de l’exécution des prestations pour le compte des cabinets de syndic clients, COPRO SUPPORT peut être amenée à traiter, en qualité de sous-traitant, des données à caractère personnel relatives notamment aux copropriétaires, locataires, fournisseurs, conseils syndicaux et tiers concernés par la gestion des copropriétés. Ces traitements sont régis par les contrats conclus entre COPRO SUPPORT et chaque cabinet client (DPA), conformément à l’article 28 du RGPD. Les personnes concernées exercent leurs droits auprès du cabinet de syndic responsable de traitement.
Article 4 — Destinataires des données
4.1 — Personnel habilité de COPRO SUPPORT
Les données sont accessibles aux seuls collaborateurs de COPRO SUPPORT habilités à les connaître dans le cadre de leurs fonctions, dans le strict respect du principe du besoin d’en connaître et soumis à des obligations de confidentialité.
4.2 — Sous-traitants ultérieurs
Pour les besoins de l’exécution de ses Services, COPRO SUPPORT peut recourir à des sous-traitants ultérieurs, situés en France ou hors Union européenne, qui agissent uniquement sur instructions documentées et sous la responsabilité de COPRO SUPPORT.
Sous-traitants techniques :
COPRO SUPPORT recourt notamment aux prestataires techniques suivants.
| Prestataire | Finalité | Localisation |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hébergement des sites et applications | États-Unis |
| Supabase, Inc. | Hébergement de la base de données et stockage des fichiers | Union européenne (Irlande) |
| Postmark | Envoi et réception d’emails transactionnels | États-Unis |
| Sentry | Monitoring d’erreurs applicatives | États-Unis |
| GoCardless | Gestion des prélèvements SEPA et paiements | Royaume-Uni |
| Microsoft Corporation (services Microsoft 365) | Messagerie professionnelle, stockage documentaire interne | Union européenne / États-Unis |
Cette liste peut évoluer dans le temps. La version à jour est tenue à disposition sur demande à l’adresse contact@nouila.com.
Sous-traitants opérationnels :
COPRO SUPPORT peut également recourir à des sous-traitants opérationnels pour l’exécution de prestations comptables et administratives. La liste détaillée des sous-traitants opérationnels et les garanties associées est communiquée aux cabinets clients dans le cadre de l’Accord de Traitement de Données (DPA) signé avec chacun d’eux.
4.3 — Autorités
Les données peuvent également être communiquées, sur demande légitime et fondée juridiquement, à des autorités administratives ou judiciaires (par exemple : autorités fiscales, autorités judiciaires dans le cadre d’une procédure, CNIL).
4.4 — Encadrement des sous-traitants
Tous les sous-traitants de COPRO SUPPORT sont liés par des engagements contractuels conformes aux exigences du RGPD, notamment en matière de confidentialité, de sécurité, de coopération en cas d’incident et d’assistance dans l’exercice des droits des personnes.
Article 5 — Transferts hors de l’Union européenne
Certaines données peuvent être transférées hors de l’Union européenne, notamment dans le cadre du recours à des sous-traitants ultérieurs.
Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues aux articles 44 à 49 du RGPD, et notamment par la mise en œuvre de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, qui assurent un niveau de protection des données équivalent à celui exigé au sein de l’Union européenne.
Des informations complémentaires sur les sous-traitants concernés et les garanties mises en place peuvent être obtenues sur demande à l’adresse contact@nouila.com.
Article 6 — Durées de conservation
COPRO SUPPORT conserve les données à caractère personnel pour des durées limitées, adaptées à chaque finalité, et conformes aux obligations légales applicables.
6.1 — Tableau récapitulatif
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données des utilisateurs portail (compte, identification, préférences) | Durée du contrat conclu avec le cabinet client + 24 mois |
| Identifiants de connexion (mot de passe haché) | Durée du compte actif + 24 mois |
| Journaux de connexion (logs IP, sessions) | 12 mois |
| Messages, demandes et pièces jointes publiés sur le portail | Durée du contrat + 24 mois |
| Données comptables traitées dans le cadre des prestations | Durée du contrat + 10 ans (obligation légale, article L. 123-22 du Code de commerce) |
| Pièces justificatives comptables | Durée du contrat + 10 ans (obligation légale) |
| Données contractuelles (CGV, DPA, lettres de mission, factures) | Durée du contrat + 10 ans (obligation légale) |
| Données de prospects et contacts commerciaux | 3 ans à compter du dernier contact |
| Données collectées via formulaire de contact | 3 ans à compter de la dernière interaction |
| Cookies techniques | Durée maximale de 13 mois |
6.2 — Au terme des durées
Au terme des durées indiquées ci-dessus, les données sont supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales de conservation plus longues qui pourraient s’appliquer (notamment en matière de prescription, de contentieux, ou d’obligations comptables et fiscales).
Article 7 — Sécurité des données
COPRO SUPPORT met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l’article 32 du RGPD.
Ces mesures incluent notamment :
- Le chiffrement des communications (HTTPS/TLS) sur l’ensemble des Services.
- Le hachage des mots de passe utilisateurs.
- L’authentification renforcée et la gestion stricte des droits d’accès, fondée sur les principes du moindre privilège et du besoin d’en connaître.
- La journalisation des accès aux données sensibles.
- La mise en place de sauvegardes régulières.
- L’utilisation de prestataires d’hébergement et d’infrastructure répondant à des standards de sécurité reconnus.
- Une politique interne de sensibilisation et de formation du personnel à la protection des données.
- Une procédure formalisée de gestion des violations de données, incluant la notification aux autorités et aux personnes concernées dans les délais légaux.
En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, COPRO SUPPORT s’engage à respecter ses obligations légales de notification, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.
Article 8 — Cookies
Les sites ordo.nouila.com et portail.nouila.com utilisent uniquement des cookies techniques nécessaires à leur fonctionnement, à savoir :
- Cookies de session : permettent de maintenir l’authentification de l’utilisateur durant sa navigation.
- Cookies de préférences : conservent les choix d’affichage et de paramètres de l’utilisateur (par exemple : langue, fuseau horaire).
- Cookies de sécurité : participent à la prévention des attaques (CSRF, etc.).
Aucun cookie de mesure d’audience, de tracking publicitaire, de profilage ou de partage avec des tiers n’est déposé.
Conformément aux recommandations de la CNIL, les cookies strictement nécessaires au fonctionnement des Services ne nécessitent pas le recueil préalable du consentement de l’utilisateur. La durée de vie maximale des cookies est de treize (13) mois.
L’utilisateur peut, à tout moment, configurer son navigateur pour refuser ou supprimer les cookies. Cette configuration peut toutefois entraîner un dysfonctionnement de tout ou partie des Services (notamment l’impossibilité de se connecter au portail).
Article 9 — Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données à caractère personnel.
9.1 — Droit d’accès
Vous pouvez obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et, le cas échéant, en obtenir une copie.
9.2 — Droit de rectification
Vous pouvez obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes vous concernant.
9.3 — Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données dans certaines situations (notamment lorsque les données ne sont plus nécessaires aux finalités initialement prévues, ou en cas de retrait du consentement). Ce droit s’exerce sous réserve des obligations légales de conservation auxquelles COPRO SUPPORT est soumise.
9.4 — Droit à la limitation du traitement
Vous pouvez obtenir la limitation du traitement de vos données dans certaines situations (notamment en cas de contestation de l’exactitude des données ou de l’usage qui en est fait).
9.5 — Droit à la portabilité
Lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat et qu’il est effectué par des moyens automatisés, vous pouvez obtenir la communication de vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission directe à un autre responsable de traitement.
9.6 — Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer, à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données fondé sur l’intérêt légitime de COPRO SUPPORT, notamment en matière de prospection commerciale.
9.7 — Droit de retirer son consentement
Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela ne remette en cause la licéité des traitements effectués antérieurement.
9.8 — Droit de définir des directives post-mortem
Vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, conformément à l’article 85 de la loi française « Informatique et libertés ».
Article 10 — Exercer vos droits
10.1 — Modalités
Vous pouvez exercer vos droits en adressant votre demande, accompagnée d’un justificatif d’identité (afin que COPRO SUPPORT puisse s’assurer de votre identité et éviter toute usurpation), à l’adresse suivante :
Par courrier électronique : contact@nouila.com
Par courrier postal :
COPRO SUPPORT
Service Protection des données
5 allée de l’Orangerie
94480 Ablon-sur-Seine
France
10.2 — Délai de réponse
COPRO SUPPORT s’engage à répondre à votre demande dans un délai maximum d’un (1) mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires en cas de demande complexe, auquel cas COPRO SUPPORT vous en informera dans le mois suivant la réception de la demande.
10.3 — Cas particuliers
Lorsque la demande concerne des données traitées par COPRO SUPPORT en qualité de sous-traitant pour le compte d’un cabinet de syndic, COPRO SUPPORT en informera la personne concernée et l’invitera à se rapprocher du cabinet client responsable de traitement.
10.4 — Réclamation auprès de la CNIL
Si, après avoir contacté COPRO SUPPORT, vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) :
CNIL
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Site internet : https://www.cnil.fr
Article 11 — Modifications de la présente Politique
COPRO SUPPORT se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment, notamment afin de tenir compte d’évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles, techniques ou organisationnelles.
Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs des Services par tout moyen approprié (notification sur le portail, courrier électronique). La date de dernière mise à jour figure en tête du présent document.
L’utilisation continue des Services après notification d’une modification vaut prise de connaissance de la nouvelle version.
Article 12 — Contact
Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou à la protection de vos données à caractère personnel :
COPRO SUPPORT
5 allée de l’Orangerie
94480 Ablon-sur-Seine
France
Téléphone : 01 89 70 36 43
Adresse électronique : contact@nouila.com